Årsmøter og generalforsamlinger i 2021
Tiden er inne for å begynne å tenke på årsmøter og generalforsamlinger for borettslag og sameier. Midt i en storm av smittereduserende tiltak og restriksjoner, er det forståelig nok ikke helt enkelt å vite hvordan styret skal planlegge møtet. Fristen for avholdelse av både årsmøter og generalforsamlinger er innen utgangen av juni.
Digitale årsmøter og generalforsamlinger
I fjor ble en rekke årsmøter og generalforsamlinger gjennomført digitalt. Vi i Agio Forvaltning bisto våre klienter med dette, og opplevde i mange tilfeller at oppslutningen var større ved digital gjennomføring av årsmøter og generalforsamlinger. Akkurat nå er det dog ikke tillat med digitale årsmøter. Dette ettersom den midlertidige loven som tillot slike møter i fjor har løpt ut.
I februar kom det riktignok et lovforslag som har til hensikt å gjøre digitale årsmøter og generalforsamlinger i sameier og borettslag lovlig på permanent basis. Lovforslaget behandles av Stortinget nå i mars, og forventes godkjent og vedtatt.
Den nye bestemmelsen om digitale årsmøter og generalforsamlinger vil være å finne i Eierseksjonsloven for sameier, og i Borettslagsloven for borettslag. Denne skal lyde som følger:
Styret beslutter hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Årsmøtet skal gjennomføres som fysisk møte dersom minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene krever det.
Styret kan sette en frist for når et krav om fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra seksjonseierne har blitt informert om hvilke saker årsmøtet skal behandle, og må være så lang at seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte.
Dersom årsmøtet ikke gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakernes identitet.
Hvilken møteform bør velges?
Vi i Agio Forvaltning anbefaler at styrer i borettslag og sameier planlegger årsmøtet eller generalforsamlingen i god tid. Videre kan det planlegges for litt senere avholdelse av møtet enn vanlig. Dette for å holde muligheten for digital gjennomføring åpen.
Vi anmoder om at styrer gjør en vurdering som tar høyde for både regionale og nasjonale smittevernstiltak når det avgjøres om årsmøtet eller generalforsamlingen skal avholdes fysisk eller digitalt. Videre bør det vurderes om sakene som skal opp på møtet er av en art som passer for digital gjennomføring. Det er også fornuftig å ta hensyn til hvor mange som vil ha anledning til å delta digitalt eller fysisk i vurderingen.
Lovforslaget som behandles av Stortinget legger også opp til at beboere kan kreve at møtet avholdes fysisk. Minst to andelseiere, som til sammen har minst ti prosent av de totale stemmene, kan kreve at møtet skal gjennomføres fysisk.
Planlegging av årsmøtet eller generalforsamlingen
Første steg i prosessen er varsling av møtet, hvor beboere gis en frist for å melde inn saker til styret. Deretter skal møtet kalles inn med en frist på minimum åtte og maksimum tjue dager.
Agio Forvaltning produserer både varsler og innkallinger til et årsmøte eller generalforsamling, dersom styret i et sameie eller borettslag ønsker det. Dette sikrer at alle dokumenter og saker kommer med, og at innkallingen sendes ut i henhold til gjeldende lovverk. Videre tilbyr Agio Forvaltning utleie av topp moderne møterom, med alt av nødvendige fasiliteter. Ved ønske og behov, stiller sameiet eller borettslaget sin faste kontaktperson i Agio Forvaltning også gjerne som møteleder.
Vi bistår med digital gjennomføring
Vi har i lengre tid arbeidet med å finne de beste løsningene for gjennomføring av digitale møter. Vårt primærfokus har vært at møtene skal kunne gjennomføres tilnærmet likt fysiske møter, og at alle skal ha mulighet til å bidra og få ytre sine meninger.
Deltakelse krever derfor ingen spesielle kontoer eller abonnement. Digitale møter i regi av oss kan også gjennomføres på både PC, Mac, mobiltelefon eller nettbrett.
Ta gjerne kontakt med post@agioforvaltning.no for å få tilsendt informasjon og bruksanvisning for hvordan et slikt møte gjennomføres.
Visste du at styret kan avholde styremøter digitalt gjennom Agio Forvaltning sin styreportal? Protokollen genereres automatisk, og underskrives også digitalt – alt i styreportalen. Trykk her for å lese mer.
