Styrerommet samler alle styreverktøy på ett sted

I Styrerommet finner styrer i sameier og borettslag vi forvalter alt de trenger for å utføre sine arbeidsoppgaver på en god og oversiktlig måte. Vi er svært stolte av Styrerommet sine markedsledende funksjonaliteter, og av brukervennligheten vi kan tilby.

Enkel tilgang

Gjennom Styrerommet får styret tilgang til en virtuell oppslagstavle, toveis e-postkommunikasjon, fakturagodkjenning, et omfattende og interaktivt dokumentarkiv, digitale styremøter, oppsett for saker og sakslister, full beboerliste, leietakeroversikt, avtaler, reskontro, digital signering av protokoller, kalender, egne fakturaer for felleskostnader og systemer for HMS- og internkontroll. Med andre ord inngår alt styret behøver for å gjøre en god jobb!

Styrerommet er inkludert i pristilbudet fra oss, og er et særdeles godt verktøy for styret. Alle faste styremedlemmer har full tilgang til Styrerommet.

Dersom et sameie eller borettslag ønsker å aktivere beboerportalen, vil beboere få tilgang til en begrenset versjon av Styrerommet. Denne gir god oversikt over egne fakturaer og innbetalinger, relevante dokumenter delt fra styret og oss, viktig og relevante kontaktpersoner og oppslagstavlen. Dette har vi kalt for Beboerportalen.

Beboerportalen er frivillig, og kan om ønskelig trekkes ut av et tilbud fra oss. Likeså kan den aktiveres når enn et sameie eller borettslag ønsker produktet. Ta kontakt med Deres faste forvalter for aktivering av Beboerportalen.

Enkel fakturagodkjenning

Hos oss skjer styrets godkjenning av fakturaer gjennom Styrerommet. De i styret som skal godkjenne fakturaene, får en e-post med varsel om at en faktura er lagt ut for godkjenning. Dersom fakturaen glemmes av, eller av andre årsaker ikke godkjennes, vil det sendes ut påminnelser.

Modulen for fakturagodkjenning fungerer også som et arkiv over alle inngående fakturaer. Her kan de søkes etter flerfoldige kriterier, kommenteres og noteres, og det kan tas utskrift av fakturaene. Alle i styret har til enhver tid tilgang til alle inngående fakturaer.

Tilgjengelighet på alle plattformer

Både Styrerommet og Beboerportalen er begge fullt funksjonelle på datamaskin, nettbrett og/eller mobiltelefon. De er begge designet og utformet for brukervennlighet på alle plattformer, og er enkle og intuitive å bruke.

Full oversikt over økonomien 

Styret har til enhver tid «live» tilgang til sameiet eller borettslagets regnskap med «drilldown» helt ned på bilagsnivå. Her finner styret også regnskapsrapporter som resultatregnskap, balansen, oversikt over saldolister, saldo på kontoer og likviditet.

Dersom styret har spesifikke ønsker til en rapport de vil ha tilgjengelig i regnskapsoversikten, er vi også behjelpelige med utarbeidelse av dette uten tilleggskostnader for boligselskapet.

Toveis e-postkommunikasjon

Styreportalen gir styret en egen e-postadresse gjennom domenet @styremail.no. E-postfunksjonen i Styrerommet muliggjør tilpasset mappeoppsett, toves kommunikasjon og varsling om uleste e-poster. E-postfunksjonen er gjenkjenbar og like enkel å bruke som Outlook, Gmail og Hotmail.

Fullt redigerbart dokumentarkiv

En oversiktlig dokument- og mappestruktur ligger klar i Styrerommet, med diverse informasjon, maler og dokumenter allerede opplastet av oss. Denne er fullt redigerbar, og gir styret anledning til å lagre og arkivere slik de selv ønsker, samtidig som informasjon fra oss oppdateres automatisk.

Digitale styremøter og digital signering

Styrerommet gjør det enkelt å sette opp faste saker til digitale styremøter. Egne knapper for invitasjon av styremedlemmer og opprettelse av saker, gjør oppsett av det digitale styremøtet både enkelt og effektivt. Menyen er intuitiv og enkel å forstå, og sørger for et systematisk og oversikt oppsett av sakslister.

Styremøtet følger automatisk rekkefølgen av saker som er opprettet på forhånd. Når en sak behandles, kan deltakerne diskutere saken, redigere saken, samt både laste opp og se på vedlegg. Når en sak er ferdig behandlet, eller besluttet utsatt, vil neste sak vises automatisk. Hvis en sak blir utsatt på et digitalt styremøte, vil den utsatte saken dukke automatisk opp i sakslisten neste gang det opprettes et styremøte. Dette hjelper styret med å holde oversikt over både utsatte og pågående saker.

Digitale styremøter gjennom Agio Forvaltning sitt styrerom, hensyntar også votering i beslutningssaker. Forslag til vedtak legges enkelt inn i forkant av møtet, og forslag som skulle komme underveis i møtet kan føres inn fortløpende. Deltakere velger selv hva de voterer i hver enkelt sak.

Når alle sakene i møtet er behandlet, åpnes en oversikt over alle sakene automatisk. Her får deltakerne beskjed om at sakene er behandlet og at møtet kan avsluttes. En protokoll fra møtet genereres automatisk basert på sakene, kommentarer, voteringer og vedtak. Protokollen signeres deretter enkelt og effektivt ved bruk av et par tastetrykk.

Les mer om digitale styremøter her. 

Virtuell oppslagstavle

I Styrerommet er det mulig å lage oppslag for å informere eller minne styremedlemmer og beboere om hendelser som kommer. Oppslagstavlen fungerer som en god, gammeldags korktavle – bare i digitalt format. Oppslag kan gjøres permanente eller midlertidige, og kan fargekodes for å indikere grad av viktighet.

Styrets årshjul – for planlegging av styreperioden

Styrets årshjul er et av våre egenutviklede styringsverktøy. Det er mange frister og krav å huske på for styremedlemmer. Årlige kontroller av brannanlegg, innlevering av regnskap, avholdelse av årsmøter og generalforsamlinger er eksempler på dette. All ny informasjon om frister, krav, ansvar og oppgaver kan være overveldende, og vanskelig å holde styr på. Følgelig kan ting fort gå i glemmeboka, og i en hektisk hverdag glir man forbi arbeid og oppgaver man skulle eller burde ha utført.

Av oss i Agio Forvaltning anses god dokumentasjon og kontroll på både planlagte og utførte oppgaver som en nøkkel til godt styrearbeid. Bakgrunnen for vårt arbeid med Styrets årshjul var derfor et ønske om å bidra til ryddig, effektiv og god organisering av styrearbeid. Styringsverktøyet er utarbeidet for å være enkelt og oversiktlig å bruke, og består i hovedsak av seks faner:

• Informasjon
• Arbeidsliste
• Ansvar
• Kalender
• Utførte oppgaver
• Saker under arbeid

Det ligger hint og instruksjoner innbakt i styringsverktøyet, slik at det skal være intuitivt og effektiv å bruke. Styringsverktøyet er inkludert i vår forvaltningspakke, og ligger ferdig opplastet i Styrerommet.

Ta kontakt med oss ved spørsmål

Alle våre forvaltere er godt kjente med Styrerommet. Dersom det skulle oppstå spørsmål, er det bare å ta kontakt med oss. Husk også at det ligger en egen brukerveiledning for Styrerommet… i Styrerommet!

For nye kunder og andre som er nysgjerrige, tar vi svært gjerne et digitalt møte for å demonstrere Styrerommet og dets funksjonaliteter. Ta kontakt med oss for et uforpliktende møte og et uforpliktende tilbud!