Styrearbeid begynner etter å ha blitt valgt til styreverv ved det ordinære årsmøtet eller generalforsamlingen til boligselskapet. Styrets årshjul følger derfor ikke kalenderåret, men strekker seg fra ordinært årsmøte/generalforsamling ett år, til det ordinære årsmøtet/generalforsamlingen neste år. For å bistå styrene i planleggingen av året, har vi utarbeidet et eget styringsverktøy kalt «Styrets årshjul». Dette presenteres på vårt styreseminar torsdag 24.09.
Helt i starten av styreperioden går en del tid med til å sette seg inn i vår styreportal, modul for fakturaattestasjon, samt å bli kjent med deres faste forvalter i Agio Forvaltning. Dette er en viktig periode, og vi anbefaler at det planlegges og settes en god og strukturert standard fra første stund. Det er også særdeles viktig at det nyvalgte styret signerer den samordnede registermeldingen i Altinn, slik at det nye styret registreres i Brønnøysundregistrene.
Sommerens styrearbeid
Sommeren, og tiden inn mot høsten, er som regel en rolig periode for boligselskaper. Styremedlemmene skal likevel opprettholde sine daglige og/eller ukentlig oppgaver, slik som å attestere inngående fakturaer, og svare på relevante henvendelser fra hjemmelshavere og leverandører.
Styremøte nummer 2
Vi i Agio Forvaltning anbefaler styret å avholde et styremøte etter gjennomført sommerferie. På denne måten kan styremedlemmene oppdatere hverandre på både boligselskapets fellesareals status, men også på boligselskapets halvårsregnskap og foreløpig styrearbeid. I tillegg gjennomføres gjerne vedlikeholdsprosjekter på sommeren, og disse er det nyttig å kontrollere, vurdere og ferdigstille.
Styreseminar
Det kan være godt med faglig påfyll for både nye og gamle styremedlemmer. Derfor arrangerer vi ved inngangen til hver høst et styreseminar. Seminaret tar for seg både ansvar, oppgaver og utfordringer styremedlemmer og boligselskaper kan møte på.
Generelt sett inneholder seminaret en kort presentasjon av noen utvalgte av våre samarbeidspartnere, og hva vi kan tilby våre klienter gjennom disse. Deretter gjøres et faglig dypdykk ned i styremedlemmers ansvar og forventet styrearbeid, før deltakerne oppdateres på aktuelle temaer og fersk lovgivning.
Seminaret er ikke bare en gyllen anledning til å få faglig påfyll av dyktige foredragsholdere, – det er også en mulighet til å møte og dele erfaringer med andre styremedlemmer i andre boligselskaper. I seminaret inngår det en enkel bevertning, med kaffe/te, mineralvann og smørbrød eller snitter. Representanter fra Agio Forvaltning er naturligvis også med på hele seminaret, og vi diskuterer gjerne aktuelle utfordringer, eller innspill og løsninger fra dere.
Høstens styrearbeid
På høsten er det budsjett-tid, og vi i Agio Forvaltning produserer et fullverdig og spesifisert forslag til budsjett basert på regnskapstall, samt vår erfaring med deres boligselskap. Budsjettet gir blant annet grunnlag for vår fakturering av felleskostnader neste år.
Gjennom våre systemer har styret til enhver tid tilgang til boligselskapets spesifiserte og detaljerte regnskap gjennom styreportalen. Verktøyet sikrer at styret alltid har den regnskapsmessige informasjonen de trenger tilgjengelig, og gir styret anledning til både å kontrollere og stille spørsmål til regnskapet. Vår erfaring er at dette styreverktøyet, kombinert med vår veiledning, erfaring og kommunikasjon med styret, gjør budsjettprosessen effektiv, lærerik og enkel.
Vinterens styrearbeid
Budsjettforslaget sendes som regel til styret i november, og skal deretter styrebehandles. Dette gir styret en gyllen anledning til å ta høyde for endringer og/eller styrearbeid og vedlikehold som styret vet kommer neste år. I denne fasen er det både nyttig og vanlig med god kommunikasjon mellom forvalter og styret, slik at budsjettet spår det kommende året så godt som mulig.
Når styret er fornøyd med budsjettet, signeres det av styreleder og sendes til oss i Agio Forvaltning. Slik som med alle dokumenter, tilbyr vi digital signering av budsjettet. Vi ønsker at budsjettet returneres så snart styret er fornøyd, slik at vi har tid til å fakturere hjemmelshaverne i boligselskapet i god tid før årsskiftet. Det ferdigbehandlede budsjettet gjøres naturligvis tilgjengelig i vår styreportal, slik som alle andre viktige og relevante dokumenter.
Nyårets styrearbeid
På nyåret arbeider vi i Agio Forvaltning iherdig med både ligningsopplysninger, avstemming av regnskapet, og selve årsregnskapet. Styrearbeidet knytte til årsregnskapet innebærer kun å ta stilling til det ferdig utarbeidde årsregnskapet, som må styrebehandles og signeres. Vi i Agio Forvaltning foretar naturligvis all kommunikasjon med boligselskapets eventuelle revisor, og sørger for at både styrets og revisors interesser og ønsker er godt ivaretatt. Vårt oppsett av årsregnskapet er designet for å være oversiktlig og brukervennlig, og vi veileder gjerne styret gjennom regnskapet og det spesifikke poster, dersom styret ønsker det.
Årsmøtet/generalforsamlingen – styrearbeidet går mot slutten
Når regnskapet er ferdig signert er det på tide å begynne å tenke på årsmøtet/generalforsamlingen, som skal være avholdt innen utgangen av juni. Vår erfaring tilsier at årsmøtet/generalforsamlingen engasjerer flest, og passer best, i perioden mars til og med mai.
Vi i Agio Forvaltning er behjelpelige gjennom hele årsmøte/generalforsamlings-prosessen, med alt fra varsling, innkalling, møteledelse, gjennomgang av regnskapet, utleie av lokaler, protokollskriving og registrering av det nye styret. Vi veileder også styret gjennom hele prosessen, og sørger for at lovpålagte frister overholdes, at lovpålagte saker kommer med i innkallingen, og at alle dokumenter og kommunikasjon produserer og foregår i henhold til gjeldende lovverk og standarder.
Vi utarbeider også et forslag til «Styrets årsmelding» som vi vedlegger innkallingen. Forslaget inneholder all relevant informasjon vi besitter, slik som informasjon om bygget, forsikring og om oss, og gir også styret anledning til å fylle inn hva styret har arbeidet med i styreperioden. Med andre ord er det bare for styret å velge en passende dato å avholde årsmøtet/generalforsamlingen på, oppsummere styrets arbeid i perioden, og møte opp til avtalt tid for et hyggelig årsmøte/generalforsamling.
Våre generelle tips og råd
Styrearbeid er både morsomt, lærerikt og givende. Ved å sørge for god planlegging av møter, vedlikehold og oppfølging av vedtak, sikrer styret en ryddig og oversiktlig styreperiode. Vi anmoder styret om å protokollere alle møter på en formell måte, uavhengig av boligselskapets størrelse. Vi anbefaler også å jevnlig oppdatere boligselskapets hjemmelshavere og beboere gjennom våre tilrettelagte systemer. Det kan være nok å publisere små notiser på den virtuelle oppslagstavlen i portalen i ny og ne for å gi hjemmelshavere og beboere den informasjonen de har bruk for og ønsker.
Mange som opplever styrearbeid som krevende og slitsomt har havnet i en situasjon der de gaper over for mye. Vær flink til å delegere oppgaver, gjerne ved bruk av arbeidsgrupper og komiteer. Husk også på at styrets hovedansvar og arbeidsoppgave er å forvalte boligselskapets fellesarealer og bygg. Derfor anbefaler vi styrer å både fokusere på, og bruke penger på, vedlikehold.
Les om vårt egenutviklede styringsverktøy kalt Styrets årshjul her!
